Externalisation et assistance administrativedéléguez vos tâches administratives pour gagner du temps

Contexte et Besoin du Client

Vous êtes dirigeant d'entreprise ? Vous faites face à une accumulation de tâches administratives et financières ? Cela vous empêche de vous concentrer pleinement sur le développement stratégique de votre entreprise ? Entre la gestion des factures, le suivi des paiements, les rapprochements bancaires, et l'archivage des documents comptables, ces responsabilités chronophages deviennent un véritable obstacle. C'est dans ce contexte que notre service d'Assistant Administratif et Financier Externalisé intervient pour vous offrir un soutien efficace et personnalisé.

Type de Mission : Un Accompagnement Global et Sur-Mesure

1. Gestion Financière

La première étape de notre intervention consiste à prendre en charge l'ensemble des aspects financiers de l'entreprise. Nous assurons le suivi rigoureux des factures fournisseurs et sous-traitants, réalisons les rapprochements bancaires, et organisons l'envoi des pièces comptables au cabinet de comptabilité. De plus, nous pouvons gérer les notes de frais et classer tous les documents importants de la société, garantissant ainsi une organisation optimale et une accessibilité rapide des informations. L'archivage des pièces comptables peut être systématisé pour assurer la conformité et faciliter les audits éventuels.

2. Facturation et Gestion des Paiements

Nous pouvons ensuite mettre en place un système de facturation performant, émettant les factures de manière proactive et assurant un suivi régulier des paiements. Ce processus permet donc de maintenir une trésorerie saine tout en minimisant les retards de paiement. Lorsqu'une relance est nécessaire, nous pouvons agir rapidement pour préserver les relations commerciales. En cas de besoin, nous pouvons également prendre en charge la communication avec le factor pour optimiser la gestion des créances.

Mode de Prestation : Flexibilité et Adaptabilité

L'un des aspects clés de notre service réside dans la flexibilité offerte au client. Nous avons proposé deux modalités de prestation :

• Présence sur site : Dans un premier temps, nous pouvons travailler directement chez le client pour assurer une immersion rapide dans les projets et les missions. Cette collaboration étroite permet de mieux comprendre les besoins spécifiques du dirigeant et de s'aligner sur son mode de fonctionnement.
• Distanciel : Une fois les processus bien établis, nous pouvons progressivement opter pour un travail à distance, en fonction des tâches à accomplir. Cette flexibilité permet donc au client de bénéficier de notre expertise tout en réduisant les contraintes logistiques.

Mise en Place du Service : Un Démarrage Rapide et Efficace

Le lancement de notre mission débute par une prise de connaissance approfondie de l'entreprise. Nous étudions le mode de fonctionnement du dirigeant, identifions les points critiques nécessitant un accompagnement, et évaluons les outils déjà en place. Après cette évaluation, nous déterminons les urgences à traiter et estimons la masse de travail à venir. Grâce à cette préparation minutieuse, nous pouvons démarrer efficacement dès le premier jour, avec un temps de mise en place prévu d'une journée.

Engagement et Flexibilité du Service

Nous comprenons que les besoins des entreprises peuvent évoluer. C'est pourquoi nous n'imposons pas de nombre de jours minimum pour nos missions. Cependant, pour garantir un suivi de qualité, certaines missions complexes peuvent nécessiter un engagement sur plusieurs jours. À l'inverse, un engagement inférieur à une journée par mois aurait peu de sens en termes de continuité et d'efficacité du service.

En termes de durée d'engagement, notre service est proposé pour une période indéterminée, avec la possibilité de résilier à tout moment, moyennant un préavis contractuel de deux semaines. Cette souplesse permet à nos clients de s'adapter en fonction de leurs besoins sans contraintes rigides.

Organisation et Reporting

Le calendrier de nos interventions est fixé en fonction des besoins spécifiques du client, avec des jours et des horaires de travail adaptables en fonction des contraintes du projet ou de la mission. Nous offrons également la possibilité de fournir un reporting détaillé des actions effectuées, adapté à la complexité des tâches et aux exigences du client. Ce suivi régulier permet de garantir une transparence totale et une gestion optimale des missions confiées.

Modalités de Facturation

La facturation de notre service s'effectue selon différents modes, adaptés au type de mission et au contrat établi avec le client. Que ce soit sur une base journalière, horaire, ou au forfait, nous offrons une flexibilité pour répondre aux préférences de nos clients. Les factures sont émises en fin de mois avec un prélèvement SEPA pour simplifier le processus de paiement.

Pourquoi Choisir l’Externalisation au Temps Partagé ?

Beaucoup de dirigeants se demandent pourquoi ne pas opter pour un collaborateur en temps partagé plutôt que pour un service d'externalisation. En réalité, ces deux solutions sont similaires. Cependant, en choisissant notre service, vous bénéficiez d'une expertise spécifique, disponible exactement quand vous en avez besoin, sans les contraintes d’un salarié permanent. Nos consultants à temps partagé offrent le meilleur des deux mondes : la compétence et la disponibilité d’un expert sans les engagements lourds d'un contrat de travail à long terme.

Grâce à notre service d'Assistant Administratif et Financier Externalisé/à Temps Partagé, ce dirigeant a pu se libérer des tâches administratives qui le freinaient, tout en maintenant un contrôle strict sur les aspects financiers de son entreprise. Cette solution flexible et personnalisée lui a permis de se concentrer pleinement sur ses priorités stratégiques, en ayant l’assurance que la gestion administrative et financière était entre de bonnes mains.